Diena su "BIOK laboratorija" vadove: nauja susirinkimų tvarka padeda dirbti efektyviau

2017.06.16
Kai įmonės apyvarta kasmet ūgteli vidutiniškai po 15%, pučiasi gaminamų produktų krepšelis ir plečiasi eksporto rinkos, efektyvaus darbo principai nėra tik tušti žodžiai – visa taikoma praktiškai.
 
Romualda Stragienė, kosmetikos UAB „BIOK laboratorija“ direktorė prisipažįsta nemėgstanti laiko vagių ir darbui skirtą laiką stengiasi išnaudoti kuo efektyviau.
 
„Jei žmogus negali tiksliai įvardinti, kokį klausimą nori aptarti susitikęs, tai susitikimo laiko neskiriu“, – kalba p. Stragienė. Ji detalizuoja, kad veiklą stengiasi organizuoti taip, kad darbo diena baigtųsi apie 17 val.
Trijų aukštų pastate įsikūrusi ir įmonės administracija, ir gamybos cechas. Pašnekovė prisipažįsta, kad kiekvieną rytą patikrinti, kaip vyksta gamyba neina, tačiau tądien, kai įmonėje lankėsi VŽ žurnalistė, sutiko parodyti, kaip gaminami kosmetikos ir higienos produktai.
Prieš einant į gamybos patalpas, tenka apsirengti baltu chalatu bei plaukus paslėpti po tinkleliu. Tik taip pasipuošus galima žengti į cechą. Vos pravėrus gamybos patalpų duris, nosį pakutena švaros karalystės kvapas. Tąryt vienas technologas kaip tik maišė reikiamas sudedamąsias dalis šampūnui gaminti. Kitoje patalpoje buvo fasuojama dantų pasta.
Ponia Stragienė stabteli prie fasavimo linijos ir paaiškina, kad tik neseniai įmonė įsigijo įrangos, kuri sulanksto dėžutes, į kurias pakuojama pasta. Automatizavus procesą, dabar prie linijos dirba 2 darbuotojai: vienas sudeda dantų pastos tūbeles ant fasavimo linijos, įdeda reikiamą kiekį pakuočių, o kitas – jau supakuotą dantų pastą krauna į dėžes. Anksčiau šiam darbui atlikti reikėjo 4 žmonių.
Nosį kyštelime ir į laboratoriją, kur dvi laborantės kuria naujus produktus. Vadovė tikslina, kad kasmet įmonės krepšelį papildo apie 50 gaminių. Tiesa, ne visi jie nauji. Kai kurių produktų būna kiek pakeista ar papildyta sudėtis.

 

Prie lentos

Kiekvieną rytą 9 val. padalinių vadovai kartu su įmonės direktore dalyvauja susirinkime, kuriame aptariami kasdieniai įmonės rodikliai, sprendžiamos problemos.
„Kai įsidiegėme šią praktiką, buvo kultūrinis šokas. Vietoje susitikimų kas savaitę, kurių metu ilgai sėdima ir diskutuojama, dabar turime susitikti kasdien, kalbėti trumpai ir greitai. Susirinkimams yra laiko limitas – turime tilpti į 15 minučių“, – kalba p. Stragienė.
Rytinis susirinkimas vyksta biuro koridoriuje, prie lentos, ant kurios yra surašyti kasdieniai įmonėje vykstantys procesai. Beje, prieš šį susirinkimą, kiekvienas vadovas savo padalinyje irgi trumpai aptaria aktualijas bei kilusias problemas. Jei situacijų nepavyksta išspręsti lokaliai, tuomet klausimai keliami rytiniame vadovų susirinkime.
Susirinkimą kasryt moderuoja vis kitas vadovas. Jis atsakingas už tai, kad nebūtų įsiveliama į pernelyg ilgas diskusijas, o kalbama trumpai ir aiškiai. Tąryt susirinkimą moderavo Ugnius Kybartas, finansų vadovas. Per 15 minučių buvo greitai apžvelgta situacija: ar gamyboje nebuvo sutrikimų, ar spėjama įvykdyti įsipareigojimus užsakovams ir pan. Galiausiai pristatytas sprendimas, vietoje archyvo įrengti dar vieną susitikimų kambarį.
„Šias patalpas esame išaugę ir kol neturime naujų (įmonė jau anksčiau paskelbė apie naujo fabriko statybas, kurias planuoja baigti iki 2018 m. pabaigos – VŽ), ieškome sprendimų. Taigi vietoje archyvo įrengsime susitikimų kambarį. Aišku, reikės sugalvoti, kur sudėti archyvinę medžiagą, mat mūsų archyvas – tai visų gaminių pavyzdžiai“, – paaiškina p. Stragienė.

 

Ten, kur svarbu

Įmonėje dirba apie 60 žmonių. Vadovų komandą sudaro 7 specialistai. Ponia Stragienė detalizuoja, kad šiuo metu tiek rinkodaros, tiek pardavimų vadovai neseniai pradėjo dirbti bendrovėje, todėl šioms sritims skiriama daugiau direktorės dėmesio. Pavyzdžiui, ji kartu važiuoja pas verslo partnerius, pristato produktus. Kai vadovai „įsidirbs“, pašnekovė dėmesį sutelks į įmonės strategijos tikslus. Pavyzdžiui, kaip į gaminių kūrimą įtraukti mokslo atstovus.
Ponia Stragienė įmonei vadovauja nuo metų pradžios, iki tol ji daugiau nei dešimtmetį ėjo rinkodaros vadovės pareigas.
„Vadovaudama rinkodaros skyriui buvau savo srities ekspertė. Skyriuje dirbo jauni specialistai ir mano pagrindinis darbas buvo juos ugdyti. Dabar  tenka vadovauti komandoms, kurių specialistai tikrai daugiau išmano savo srityse ir patarti jau nebegaliu. Taigi tapus direktore pasikeitė darbo apimtis ir specifika. Esu atsakinga ne už vieną pyrago gabaliuką, o už visą pyragą“, – sako p. Stragienė.
Pradėjusi vadovauti įmonei, pašnekovė iš karto ėmėsi struktūrinių pokyčių. Pavyzdžiui, anksčiau pakuotes ir kitas žaliavas užsakinėjantis darbuotojas dirbo gamybos skyriuje. Tokia sistema neveikė, nes gamybos skyriaus darbuotojai gamina, o ne perka ir tiekia žaliavas.
„Nors ir buvo pasipriešinimas, pasigirdo kalbų, kad gamyba žlugs, jei žmogų perkelsime, tačiau vis tiek tikėjau pokyčio reikalingumu. Dabar užsakymus žaliavoms daro finansų skyrius ir tikrai gamyba nesustojo. Taip pat panaikinau technikos vadovo poziciją. Viena vertus, man buvo per daug vadovų, su kuriais turiu dirbti tiesiogiai. Kita vertus, šios pozicijos specialistui nelabai aktualūs įmonės strateginiai klausimai. Taigi pareigybę perkėliau į gamybos skyrių“, – kalba p. Stragienė.
Dar vienas pokytis, kurį įgyvendino pašnekovė – darbuotojų motyvacinės keitimas. Metinės premijos darbuotojams mokamos atsižvelgiant į darbuotojo pasiektus tikslus ir įmonės rezultatus.
„Dabar didesnę dalį premijos sudaro darbuotojo indėlis į bendrą įmonės rezultatą, mažesnę – asmeniniai pasiekimai“, - paaiškina vadovė.
Įmonės koridoriuose kabančiose lentose kiekvieną mėnesį pakabinami duomenys, kiek pelno planuota uždirbti ir kokį pelną iš tiesų bendrovė uždirbo.
„Buvo mėnuo, kai pelno neuždirbome. Tuomet padalinių vadovai rezultatus pristatė savo komandoms. Darbuotojai klausė, kodėl nepavyko uždirbti. Taigi visi ieškojome atsakymų: ar per mažai perdavėme, ar nesuplanavome išlaidų, ar buvo nenumatytų išlaidų“, – šneka p. Stragienė.

 

Aiški struktūra

Po rytinio susirinkimo p. Stragienė iš karto eina į susirinkimų kambarį, kuriame kartą per savaitę vyksta prekybos ir rinkodaros skyrių pasitarimas. Tąkart buvo aptariami atskirų prekių grupių pardavimų rezultatai, naujų produktų pristatymo strategija potencialiems pardavimų partneriams, planuojamos nuolaidų akcijos parduotuvėse bei aptariami gaminiai, kurie bus siūlomi pirkėjams per ateinančias Kalėdas.
Pusantros valandos susirinkimas išsiskyrė struktūra: moderuotojas kėlė klausimus, kuriuos kiti čia pat sprendė, aptartas klausimas buvo iš karto braukiamas iš darbotvarkės.
Ponia Stragienė pastebi, kad toks susirinkimų formatas padeda efektyviau dirbti. Kad toks darbuotojų elgesys nėra vienkartinis, rodo susirinkimų kambaryje ant stalo padėtos taisyklės. Taisyklėse rašoma, kad į susirinkimą neinama be darbotvarkės, į susirinkimą ateinama laiku, o pavėlavusiems informacija nekartojama, susirinkimo metu negalima kalbėti telefonu ir pan.

 

Kuria naujus

Dabar „BIOK laboratorija“ gamina apie 300 pavadinimų produktų: nuo kosmetikos iki asmens higienos priemonių. Pasak pašnekovės, kiek kainuoja sukurti naują gaminį, sunku apskaičiuoti, o jei ir „pradėtume skaičiuoti, tai, ko gero, naujų produktų nebekurtume“. Naujo gaminio kūrimo kainą sudaro darbuotojų darbo laikas, medžiagos, atliekami tyrimai ir pan.
„Bendradarbiaujame su Vilniaus kolegijoje besimokančiomis kosmetologėmis, kurios mėgina produktus ir pateikia vertinimus, į kuriuos atsižvelgdami tobuliname gaminius. Produktus taip pat siunčiame į laboratoriją Lenkijoje, kurioje juos išmėgina savanoriai. Šie tyrimai išsamesni, nes, pavyzdžiui, matuojame dalyvių odos būklę prieš pradedant naudoti produktą ir po to. Priklausomai nuo tyrimo apimties, jo kaina svyruoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų“, – kalba p. Stragienė ir priduria, kad tik keli iš atliekamų testų. Vidutiniškai produktą sukurti trunka apie 9 mėnesius.
Popiet p. Stragienė susitiko su „Kaizeno“ komitetu aptarti per savaitę darbuotojų pasiūlytų idėjų. Siūlymai arba tvirtinami, arba atmetami, arba grąžinami tobulinti. Vadovė detalizuoja, kad darbuotojai pakankamai aktyviai siūlo idėjas – nuo technologinių patobulinimų, produkto pagerinimo iki administracinių klausimų sprendimų.
„Gerti vandenį iš čiaupo, o ne iš plastmasinių butelių irgi pasiūlo darbuotojai. Idėja atsirado tuomet, kai įsigaliojo užstato sistema. Kilo klausimas, kur dėti butelius, kam juos teks išvežti. Nusprendėme, kad gersime vandenį iš čiaupo, taip ir sutaupysime, ir nereikės galvoti, ką darysi su plastikiniais buteliais“, – pavyzdį pateikia pašnekovė.
Už pasiūlytas ir patvirtintas idėjas darbuotojai renka taškus, kuriuose gali iškeisti į prizus. Dažniausiai tai būna įvairūs prekybos centrų čekiai.
„Esame pirkę tatuiruočių salono kuponą“, – kur darbuotojai panaudoja surinktus taškus nurodo p. Stragienė.

 

Dėmesys eksportui

Mėgstamiausi, o ir perkamiausi įmonės gaminiai yra su prekių ženklu „Margarita“, užsienyje paklausiausios dantų pastos „Ecodenta“. Per metus įmonėje pagaminama 6 mln. vnt. produktų, 70% iš jų realizuojama Lietuvoje.
Anot p. Stragienės, per dvejus ateinančius metus siekiama, kad 50% produkcijos būtų realizuojama užsienyje. Įmonei aktualios šalių rinkos Latvijos, Estijos, Skandinavijos šalių bei Vakarų Europos rinkos.
„Turime „Cosmos“ sertifikatą (juo žymimi ekologiški gaminiai – VŽ), kuris mums pravėrė Skandinavijos šalių rinkos duris. Iki tol kalbėdamiesi dėl bendradarbiavimo dažnai girdėjome, kad nors ir produktai atrodo patrauklūs, vis dėlto esame iš nežinomos šalies, kuri neturi gilių kosmetikos kūrimo tradicijų, mūsų prekių ženklas irgi nėra atpažįstamas. Kai sertifikavome gaminius, jais jau pradėjome prekiauti Suomijoje, dabar kalbamės su atstovais Norvegijoje“, – apie sertifikatų svarbą kalba p. Stragienė.
Šįmet įmonė planuoja 9 mln. Eur apyvartą, pernai pardavimo pajamos buvo virš 7 mln. Eur.
 
Šaltinis: UAB "Verslo žinios"
Straipsnio nuoroda: http://www.vz.lt/verslo-valdymas/2017/06/16/diena-su-biok-laboratorija-vadove-nauja-susirinkimutvarka-padeda-dirbti-efektyviau
 
 
Atgal
Diena su